Pengertian Arsip

PENGERTIAN ARSIP

1. MENURUT KAMUS

       Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:

• Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
• Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:

• Warkat memiliki kegunaan
• Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
• Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.

   Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk dapat disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan: memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi/lembaga.

2.  MENURUT ASAL KATANYA

     Kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni archief. Menurut Atmosudirdjo.(1982. 157-158), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut :

ü Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-ke-utusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

ü Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut.

ü Bahan-bahan yang harus di arsip itu sendir

Dalam bahasa inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang bersal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang. Dalam kamus administrasi perkantoran, file dapat diartikan sebagai :

ü Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas.

ü Sekelompok warkat sama jenis yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam almari arsip, misalnya foreign file (kelompok surat-surat luar negri yang terjadi karena surat-menyurat antara suatu organisasi dengan perseorangan/organisasi di negara lain).

ü Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan, misalnya central file (arsip pusat).

3. MENURUT UU NO 19 TAHUN 1961

   Pengertian arsip berdasarkan Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961, adalah sebagai berikut:

Secara umum: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga, dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan –kebangsaan pada umumnya.

         Secara khusus: kumpulan surat dan bahan penolong lainnya, dengan fungsi memastikan ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisis atau yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

 Berdasarkan pengertian ini, arsip pada umumnya dipahami sebagai setiap bentuk catatan teknis yang mempunyai kegunaan atau fungsi dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip secara khusus (pengertian sempit) merupakan kumpulan surat-surat atau bahan penolong lainnya yang berfungsi sebagai alat pengingat organisasi.

4. MENURUT UNDANG-UNDANG NO 7 TAHUN 1971

Sebagai bentuk penyesuaian terhadap perkembangan kebutuhan administrasi yang semakin maju maka Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961 dicabut dan diganti dengan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

UU No. 7 Tahun 1971 ini memberikan rumusan arsip sebagai berikut:

1.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;

2.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun dari arsip, adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud berkelompok ialah bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

5. MENURUT SEMINAR DUKOMENTASI/ ARSIP KEMENTRIAN

Seminar dukomentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada 28 february – 2 maret 1957, telah memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut.

a. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi tindak tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakn tindakan-tindakan selanjutnya.

b. Arsip adalah suatu badan dimana diadakan pencatatan , penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik kedalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

6. MENURUT LAN (LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA)

Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

7. MENURUT UNDANG-UNDANG NO 43 TAHUN 2009

Beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1.

Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

1.  Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.  Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3.  Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4.  Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5.  Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

6.  Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7.  Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

8.  Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

9.  Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

DAFTAR PUSTAKA

Asiah,Nur.Pengertian Arsip dan Kearsipan (online).Selasa 24 Oktober 2012